データのドロップダウンリストでデータ入力ミスを防ぐ方法【サンプルファイル付き】

こんにちは。今回は「ドロップダウンリスト」の活用方法をご紹介します。 これらを使うと、あらかじめ用意した選択肢からデータを入力できるようになり、余計な入力ミスをぐんと減らせます。 大きなデータを扱うとき、ちょっとしたタイプミスや表記ゆれが後々の集計や分析をややこしくすることがありますよね。 でも、こうした機能を使っておけば、データ入力時に「正しい形式」や「指定された候補」しか入れられないため、後からの修正作業が減ってとても便利ですよー。

ドロップダウンリストとは？

ドロップダウンリストは、入力規則を応用した「選択式の入力」ができる機能です。 指定したセルをクリックすると、あらかじめ定義した選択肢がリストアップされ、そこからポチッと選ぶだけでデータを入力できます。

これが役立つのは、たとえば「担当部署名」や「商品カテゴリー」など、入力パターンが決まっている場合です。 スペルミスや表記ゆれの心配なく、誰が入力しても同じ表記に統一できます。 「営業部」なのか「営業課」なのか、人によって表記が揺れてしまうと後でフィルターや集計がやりにくくなりますが、ドロップダウンを使えば「営業部」「総務部」「経理部」といった選択肢に限定できます。

サンプルファイルのご用意

より実感を持って学んでいただくために、サンプルファイル「ドロップダウンリスト.xlsx」をご用意しました。 このファイルには商品リストがあり、次のようなシート構成になっています。

• シート名：「商品リスト」
• A列：商品名
• B列：カテゴリー（ドロップダウンで「食品」「雑貨」「文房具」から選択）
• C列：価格（整数値のみ、かつ0以上10000以下に制限）

初期状態では、B列とC列に入力規則を設定していない状態です。 これから実際に設定してみて、入力しやすく整った表に仕上げましょう。

サンプルファイル操作手順

1. 「ドロップダウンリスト.xlsx」を開きます。
2. 「商品リスト」シートで、B列（カテゴリー列）に注目してください。 ここでは食品、雑貨、文房具のいずれかしか入れたくないとします。
3. 「データ」タブ → 「データの入力規則」をクリックします。
4. 表示されたダイアログで、「設定」タブから「条件の種類」を「リスト」にします。
5. 「元の値」欄に「食品,雑貨,文房具」とカンマ区切りで入力し、「OK」をクリックします。
6. これでB列のセルをクリックすると、▼が表示され、ドロップダウンから3つのカテゴリーを選べるようになりました。
7. 次にC列（価格列）で、価格を0以上10000以下の整数に限定します。 C列を選択してから「データの入力規則」を開き、「条件の種類」を「整数」にし、「次の値の間」で「最小値：0」「最大値：10000」と設定して「OK」をクリックします。
8. これでC列に文字列や範囲外の値を入れようとすると警告が出て、誤入力を防げます。

この設定で何が嬉しいの？

このように、カテゴリーをリストから選ばせることで表記ゆれを防止し、価格を数値＆範囲制限することでデータの正確性を確保できます。 たとえば、後日「食品カテゴリーの商品だけ売上集計したい！」となったとき、リスト指定したおかげで「Food」「food」「食品類」といったバラバラな表記がなく、一発で「食品」だけを抽出可能です。

また、価格で想定外の文字列や異常値が入る心配がなくなるため、関数で合計や平均を求めるときにエラーが起きにくくなり、作業のストレスがぐっと減ります。

他にも応用いろいろ

入力規則とドロップダウンは、他にもいろんなシーンで使えます。

• 顧客データで、都道府県名をドロップダウン指定して地域別分析をしやすくする
• 日付データを当月内に限定して、分析対象期間外の入力ミスを防ぐ
• 在庫数量を0以上の数値に設定して、変なマイナス在庫を防止

こうした工夫は、後々のデータ分析やレポート作成時の手間を確実に減らしてくれます。

まとめ