オートフィル機能で連続データを簡単入力

Excelを使用する際、データの入力は避けられない作業ですが、一つ一つ手入力していると時間がかかってしまいます。そんなときに役立つのが「オートフィル」機能です。この機能を活用すれば、連続したデータや規則的なデータを簡単に入力することができます。今回は、この便利なオートフィル機能の使い方と活用法をご紹介します。

オートフィルとは？

基本的な使い方

1. 初期データの入力
   最初のセルに開始となるデータを入力します。例：セルA1に「1」と入力。
2. フィルハンドルのドラッグ
   セルの右下にある小さな四角（フィルハンドル）にマウスカーソルを合わせ、カーソルが「＋」マークに変わったら、そのまま下方向または右方向にドラッグします。
3. 連続データの生成
   ドラッグした範囲に、自動的に連続した数値やデータが入力されます。

応用的な使い方

• 数値のパターン入力
  「2」と「4」を上下または左右のセルに入力し、両方のセルを選択してフィルハンドルをドラッグすると、「6」「8」「10」…と一定の間隔で数値が増加します。
• 曜日や月名の入力
  「月曜日」や「1月」と入力してドラッグすると、曜日や月名が順番に入力されます。
• 日付の連続入力
  「2023/10/1」と入力してドラッグすると、日付が1日ずつ増加して入力されます。
• 文字列と数値の組み合わせ
  「商品1」と入力してドラッグすると、「商品2」「商品3」…と連番が付いたデータが生成されます。

カスタムリストの活用

Excelには既定のリスト以外にも、自分でカスタムリストを作成してオートフィルで使用することができます。これは独自のデータセットを頻繁に使用する場合に非常に便利です。

1. ファイル → オプション → 詳細設定 を選択。
2. 全般 セクションの ユーザー設定リストの編集 をクリック。
3. 新しいリスト にデータを入力し、追加 をクリック。

フィルオプションの変更

フィルハンドルをドラッグした後、ドラッグした範囲の右下に表示されるオプションボタンをクリックすると、コピーや連続データの種類を変更できます。１２から３４５としたくない場合、１２⇒２２２２２。

注意点

• オートフィルが期待通りに動作しない場合
  データのパターンが認識されない場合があります。その際は、初期データを増やすか、フィルオプションで設定を変更してみてください。
• Ctrlキーの活用
  フィルハンドルをドラッグする際にCtrlキーを押すと、コピーと連続データの切り替えが可能です。

まとめ

オートフィル機能を使いこなすことで、データ入力の手間を大幅に省くことができます。特に大量のデータを扱う場合、この機能は作業効率を飛躍的に向上させます。ぜひ日々の業務に取り入れてみてください。

次回は「相対参照と絶対参照の使い分けで計算を効率化」について解説します。お楽しみに！