「検索と置換」の高度な使い方で、瞬時にデータを整える

前回の記事では、エクセルの「ジャンプ機能」を使って、目的のセルへ瞬時にアクセスする方法をご紹介しました。今回はさらに一歩進んで、データの一括修正・整形に役立つ「検索と置換（Ctrl + F / Ctrl + H）」機能を取り上げます。

検索と置換の基本操作

1. [Ctrl] + [F]：検索ダイアログを表示。探したい文字列を入力して「次を検索」で該当セルを確認します。
2. [Ctrl] + [H]：置換ダイアログを表示。「検索する文字列」と「置換後の文字列」を入力し、「すべて置換」をクリックすればシート全体で一括変換可能です。

書式を指定した検索・置換

「検索」や「置換」ダイアログ内の「書式」ボタンを活用すれば、特定のフォント色、背景色、セルの書式を持つセルのみを対象に処理できます。たとえば、赤字セルの文字列を別の言葉に置き換える、特定書式のセルを一括でクリアするといった使い方ができます。

ワイルドカードでパターン検索

「*」や「?」などのワイルドカードを使えば、文字列パターンにマッチするセルを一括で処理できます。 例：

• “abc*”：”abc”で始まる全ての文字列を対象に検索・置換
• “???”：文字数がちょうど3文字のものを抽出

数式への適用で大幅時短

「検索と置換」は、セルの値だけでなく、数式中にも適用できます。たとえば、年度が変わった際に数式内の「2023」を「2024」に一括置換すれば、年次更新作業が一瞬で完了します。また、シート名変更時に古いシート参照名を新しい名称に置き換えたり、VLOOKUPをXLOOKUPへ切り替えるときも、検索と置換を使えば数式を一気にアップデート可能です。

具体例：

• 年度更新：「‘2023分析」→「‘2024分析」といった年号表記を全数式で一括変更
• シート名変更：「Data_old」を「Data_new」に置き換え、リンク切れを防止
• 関数切り替え：「VLOOKUP」を「XLOOKUP」に一発変換で新関数へスムーズ移行
• サンプルデータの実例①：「10」以下を「気温10度以下、低温注意！」
• サンプルデータの実例②：「Max」を「最高気温」、「Min」を「最低気温」
  注意点としては「10」を指定すると「2010」や「58105」など「10」が含まれるセルも置換されてしまうので、「セルの内容が完全に同一」のチェックを入れる事です。

作業効率化のヒント

「検索と置換」を賢く使えば、時間をかけて1セルずつ修正する必要がなくなります。

• 顧客名・製品名の表記統一：表記揺れをまとめて修正し、後続分析での混乱を回避
• 不要なタグ・記号を削除：外部システム出力の余計な記号を一括除去し、クリーンなデータ作成
• 分析プロセス短縮：参照先や関数名変更を一括更新して、即分析作業へ移行

まとめ

「検索と置換」は、日常的なデータ整形から年次更新、機能切り替えまで、あらゆるシーンで威力を発揮します。初心者でも簡単に使える基本操作から、書式やワイルドカード、数式修正まで応用範囲が広く、エクセル作業の生産性向上には欠かせないツールです。

これを機に「検索と置換」を使いこなし、膨大な作業時間を短縮して、より高度な分析や戦略的業務に時間を回してみてください。